Utilisation de Microsoft Project Moca pour organiser et suivre des projets

using project moca


La surcharge d'informations est une réalité qui menace de faire dérailler les projets. Les utilisateurs finaux sont déjà familiarisés avec les logiciels qui ne sont pas conçus pour le suivi de projet, mais pour des tâches de traitement de l'information spécifiques qui reposent ensuite sur des solutions de contournement externes pour la collaboration ou le suivi. Les feuilles de calcul Microsoft Excel et Google Sheets sont un bon exemple de ce travail – non seulement les informations sont triées et organisées dans ces feuilles, mais elles sont souvent envoyées par e-mail aux personnes sans grande indication de ce qui a été mis à jour.

Avec l'introduction de Project Moca – en avant-première dans le cadre de Microsoft 365 pour les consommateurs, l'éducation et les abonnés commerciaux sélectionnés – les utilisateurs disposent désormais d'un outil pour configurer un espace dédié pour stocker toutes les informations liées à un projet ou à une autre planification. C'est similaire à l'outil de productivité Trello.

Selon Microsoft, Project Moca a trois principes principaux:

  1. L'organisation est un aspect clé de la productivité
  2. Gagnez du temps en regroupant tout ce qui concerne un projet ou un plan au même endroit
  3. Trouver rapidement un élément lié à un projet ou à un plan aidera l'utilisateur à être plus efficace

Pour comprendre facilement Project Moca et son approche de l'organisation du contenu, décomposons-le d'abord, puis familiarisons-nous avec le nouvel outil.

Qu'est-ce que Project Moca, exactement?

Le service Project Moca lui-même équivaut à un classeur. Chaque plan ou espace de projet Project Moca équivaut à un tiroir dans ce classeur. Project Moca désigne ce tiroir comme un Toile. Dans ce classeur, il y a des dossiers, ceux-ci sont appelés seaux dans Project Moca. Ces dossiers de fichiers contiennent différents éléments et documents – dans Project Moca, ils sont appelés cartes et peut contenir une variété d'informations, comme détaillé ci-dessous. Ces éléments, qui peuvent également être classés dans le tiroir sans dossier, sont également appelés cartes dans Project Moca.

Tout comme un classeur avec ses tiroirs, ses chemises de classement et divers éléments rangés dans ces tiroirs, Project Moca offre la liberté d'organiser les éléments en fonction d'un flux de travail individuel et non de ce qu'un service ou un logiciel spécifique dicte.

Bien qu'il ne semble pas que les plans et les projets de Project Moca puissent être partagés avec d'autres, les éléments stockés dans Project Moca peuvent provenir de ressources partagées telles que le stockage en nuage pour les fichiers, et les éléments à faire d'un projet se synchronisent avec Microsoft To Do et peuvent être accessible dans Microsoft Teams. En fin de compte, sur la base de cette procédure pas à pas pratique, il semble que Project Moca se concentre sur le suivi et la réalisation de projets par un individu par rapport à une approche d'équipe plus large comme celle de Microsoft Planner.

Le projet Moca de Microsoft est en version préliminaire, ce qui signifie que tout pourrait potentiellement changer le long du chemin de développement avant qu'il ne soit rendu accessible aux utilisateurs. Pour les clients Microsoft 365 pour les entreprises et les établissements d'enseignement qui souhaitent le mettre à la disposition de leurs utilisateurs finaux, Microsoft a fourni une commande PowerShell pour l'activer par défaut:

Set-OwaMailboxPolicy OwaMailboxPolicy-Default -ProjectMocaEnabled $ true

Pratique avec le projet Moca

Pour commencer, ouvrez Outlook pour le Web et recherchez l'icône Project Moca dans le coin inférieur gauche de l'écran – cela s'appelle le sélecteur de module. Si, pour une raison quelconque, il n'est pas disponible, cliquez sur le menu points de suspension (…) pour le trouver.

Icône de projet Moca dans Outlook pour le Web

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Cliquez sur l'icône Project Moca pour ouvrir la page principale de Project Moca. Il fournit cinq modèles (hebdomadaire, projet, école, repas et bien-être personnel) qui fournissent une mise en page initiale sur le canevas du projet Moca, l'espace de travail où tous les différents éléments seront disposés pour commencer à organiser le projet.

L'autre option de cette page consiste à utiliser un modèle vierge et à partir de zéro.

Page principale du projet Moca

Richard Hayproject-moca-main-page.png "data-caption =" Une vue de la page principale du Project Moca de Microsoft. "data-credit =" Richard Hay "embed-exclude =" "src =" http: // www. itprotoday.com/sites/itprotoday.com/files/project-moca-main-page.png "title ="

Une vue de la page principale du Project Moca de Microsoft.

Modèle de projet Moca

Richard Hayproject-moca-blank-template.png "data-caption =" Un exemple de modèle vierge dans Project Moca. "data-credit =" Richard Hay "embed-exclude =" "src =" http: //www.itprotoday .com / sites / itprotoday.com / files / project-moca-blank-template.png "title ="

Un exemple de modèle vierge dans Project Moca.

La boîte de dialogue de modèle vierge demande cinq informations pour vous aider à configurer un nouveau canevas Project Moca. Notez que seul le premier est requis; le reste peut être ajouté au projet plus tard.

  1. nom du projet
  2. Trois collaborateurs impliqués dans ce projet. Ceci n'est utilisé que pour la recherche et non pour la collaboration
  3. Les mots-clés de projet sont également utilisés pour rechercher des e-mails et des événements dans Outlook pour les éléments associés
  4. Liste déroulante des options de modèle (Aucune, Hebdomadaire, Projet, École, Repas et Bien-être personnel)
  5. Une fois les informations applicables renseignées, cliquez sur Créer pour créer votre nouvel espace de travail de canevas Project Moca

Modèle de plan de projet Project Moca Toile vierge

Richard Hayproject-moca-project-plan.png "data-caption =" Canevas vierge du modèle de plan de projet Project Moca. "data-credit =" Richard Hay "embed-exclude =" "src =" http://www.itprotoday.com /sites/itprotoday.com/files/project-moca-project-plan.png "title ="

Modèle de plan de projet Project Moca toile vierge.

Voici un exemple d'espace de travail Project Moca utilisant le modèle de plan de projet. Chacun des autres modèles aura une mise en page adaptée à ce type de projet. L'ensemble du canevas de l'espace de travail est toujours personnalisable à 100%, quel que soit le modèle utilisé comme point de départ.

Menu contextuel du projet Moca

Richard Hayproject-moca-bucket-context-menu.png "data-caption =" Le menu contextuel de Microsoft Project Moca. "data-credit =" Richard Hay "embed-exclude =" "src =" http: //www.itprotoday .com / sites / itprotoday.com / files / project-moca-bucket-context-menu.png "title ="

Le menu contextuel dans Project Moca de Microsoft.

Chaque élément du canevas Project Moca possède un menu de sélection (…) qui ouvre un menu contextuel pour permettre la personnalisation de cet élément. Cela inclut les dates d'échéance, la couleur, le déplacement de l'élément dans un seau ou sa suppression du canevas pour le supprimer.

Menu contextuel de la carte Project Moca

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Menu contextuel de la carte Projet Moca.

Ce menu contextuel est comme le dernier sauf qu'il a une option pour ouvrir l'élément dans un nouvel onglet du navigateur. Cela sera disponible sur tout élément qui peut être consulté ailleurs, comme les e-mails, les fichiers, la météo et les cartes de localisation.

Ajout d'une date d'échéance dans Project Moca

Richard Hayproject-moca-due-date.png "data-caption =" Ajout d'une date d'échéance dans Project Moca. "data-credit =" Richard Hay "embed-exclude =" "src =" http://www.itprotoday.com /sites/itprotoday.com/files/project-moca-due-date.png "title ="

Ajout d'une date d'échéance dans Project Moca.

Tout élément Project Moca sur votre canevas qui peut avoir une date d'échéance aura une option dans le menu contextuel pour ajouter ou modifier une date d'échéance pour cet élément.

Capture d'éléments à partir d'Outlook dans Project Moca

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Capturer des éléments à partir d'Outlook dans Project Moca.

Dans Outlook pour le Web, tout e-mail ou élément de calendrier peut être envoyé à n'importe quel projet Project Moca en utilisant le menu de contenu pour les e-mails ou les événements. Sélectionnez simplement le plan spécifique du projet Moca pour les capturer pour le projet.

Où les éléments capturés à partir d'Outlook apparaissent dans Project Moca

Richard Hayproject-moca-capturé-items-from-outlook.png "data-caption =" Où les éléments capturés à partir d'Outlook apparaissent dans Project Moca. "data-credit =" Richard Hay "embed-exclude =" "src =" http: / /www.itprotoday.com/sites/itprotoday.com/files/project-moca-captured-items-from-outlook.png "title ="

Où les éléments capturés à partir d'Outlook apparaissent dans Project Moca.

Les éléments capturés dans Outlook pour le Web s'affichent dans la barre d'outils de droite et chacun peut être déplacé vers le canevas dans le cadre de ce projet.

Vue de dessus du canevas défilable Project Moca

projet moca haut en toile à défilement

Dessus en toile à défilement de Project Moca.

L'espace de travail canevas de tout plan Project Moca est toujours extensible et personnalisable. Faire défiler vers le haut ou vers le bas ouvrira plus d'espace pour organiser les éléments et la toile peut être agrandie ou réduite pour ouvrir de l'espace à gauche ou à droite.

Vue de dessous du canevas défilable Project Moca

Richard Haycanevas déroulant moca de projet Microsoft

Fond de canevas déroulant du projet Moca.

Voici la vue d'un canevas Project Moca qui défile vers le bas.

Projet Moca Canvas peuplé

Richard Haymise en page du canevas du projet moca de Microsoft

La vue de mise en page complète du canevas dans Project Moca.

Cette image fournit une feuille de route pour le canevas Project Moca et les éléments présents dans l'interface utilisateur et sur l'espace de travail canevas lui-même.

  1. Barre d'outils principale de gauche. Fournit des options pour changer de projet, ajouter des seaux, des notes (synchroniser avec Sticky Notes), des fichiers (à partir de services cloud), des liens Web, des tâches (synchroniser avec Microsoft To Do), définir des objectifs de projet, insérer une carte météo pour un emplacement spécifique, sous les points de suspension (…) il existe des options pour ajouter un emplacement ou une carte de personne au canevas.
  2. Un bucket contenant deux e-mails.
  3. Carte météo.
  4. Seau contenant un e-mail et une tâche à accomplir.
  5. Tâches individuelles avec dates d'échéance.
  6. Une note (synchronisée avec Sticky Notes).
  7. Un second bucket contenant un email.
  8. Un troisième bucket contenant un email.
  9. Lien vers un fichier stocké sur OneDrive. Prend également en charge les autres fournisseurs de cloud utilisés par l'organisateur.
  10. Lien de site Web.
  11. À faire sur la toile.
  12. Carte de localisation avec lien vers la carte.
  13. Le menu de la barre latérale de droite contient la recherche, les éléments de capture et les paramètres du projet.



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