Travail à distance dans la pandémie de coronavirus

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Les entreprises doivent explorer les stratégies de travail à distance à un nouveau niveau. Vos applications Office classiques ont des fonctionnalités cachées pour vous aider, comme la publication d'un document Word en ligne, les commentaires modernes @, les réunions de codage couleur ou la diffusion de PowerPoint en direct. La co-création simultanée existe désormais également dans les applications de bureau Excel, PPT et Word, et je mentionne également certaines fonctionnalités de Google Docs à la fin.

Les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Office (à partir d'Office 2019 ou plus récentes) seront mises en évidence ici avec un *, certaines peuvent être uniquement disponibles dans la version d'abonnement, par exemple Excel 365, et dans ce cadre, il existe de nombreuses cadences de publication allant de semi-annuelles à plusieurs fois par semaine avec Office Insider. Pour voir votre version, cliquez sur Fichier> Compte.

Perspective

Les conseils de réunion (et les extras) sont présentés dans la vidéo ici:

1. Réunions en ligne: Dans la section des réunions, cliquez sur «Nouvelle réunion Teams» et cela crée un événement accessible via Microsoft Teams, bien que les personnes qui n'utilisent pas Teams puissent y accéder via un navigateur Web à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation, mon futur article de blog sur les nouvelles applications Office présente cette application Microsoft Teams plus en détail.

2. Publiez les horaires chargés: Accédez à Outlook Online, puis publiez un calendrier en ligne afin que tout le monde puisse le voir avec un lien. Cliquez sur Paramètres> Rechercher «publier un calendrier», puis «Ne peut afficher que lorsque je suis occupé» et créez un lien, je l'ai toujours dans ma signature électronique. La capture d'écran ci-dessous montre le résultat:

Vue du calendrier

3. Réponses en ligne: Beaucoup savent suivre les modifications dans Word, peu le font dans Outlook. Préfixez automatiquement tout ce que vous écrivez en ligne avec votre nom. Allumez-le simplement une fois, à partir d'un e-mail, cliquez sur Accueil> Signature> Signatures> Papeterie personnelle et ajoutez votre nom / initiales à «Marquer mes commentaires avec». J'aime aussi «Choisir une nouvelle couleur…», vous savez probablement qu'un email initial est en noir, les réponses sont en bleu, mais en choisissant cette option, les emails 2, 3 de la chaîne ont chacun leur propre couleur.

Illustration Outlook

4. Assistant de planification: Si vous essayez de planifier une réunion avec plusieurs personnes dans votre entreprise, vous pouvez cliquer sur «Assistant de planification», ajouter leurs noms et trouver une heure à laquelle tout le monde est disponible assez facilement.

5. Couleur automatique basée sur des mots-clés: Accédez au calendrier, Affichage> Paramètres d'affichage> Mise en forme conditionnelle. Donnez-lui un nom, une couleur et spécifiez la condition. Vous pouvez avoir plusieurs mots-clés comme indiqué ici et je spécifie généralement de rechercher dans les «champs de texte récemment utilisés».

Rendez-vous et réunions

Word, Excel et PowerPoint

De nombreuses fonctionnalités expliquées dans cette section (et d'autres de la section suivante) sont expliquées dans cette vidéo:

6. Co-création *: Plusieurs personnes peuvent maintenant modifier des fichiers simultanément à l'aide des applications de bureau (si les documents sont enregistrés sur le cloud et partagés), ce fut un énorme exploit, en particulier pour Excel.

sept. Commentaires améliorés *: Les «commentaires» du bureau ressemblent désormais davantage aux commentaires que l'on peut trouver sur Facebook ou LinkedIn. Vous pouvez répondre ou résoudre les commentaires et si le fichier est enregistré sur le cloud, vous pouvez @mentionner des personnes (au sein de votre organisation uniquement) et elles reçoivent un e-mail à ce sujet.

8. Partager *: En haut à droite de l'application Office peut permettre à d'autres de modifier le fichier individuel

9. Sauvegarde automatique *: Un clic pour enregistrer automatiquement les fichiers dans OneDrive

dix. Étiquettes de sensibilité *: Vous pouvez désormais baliser un document avec une étiquette de sensibilité s'il est confidentiel (avec certaines caractéristiques)

11. Déplacer et renommer les fichiers *: Cliquez directement sur le fichier de l'application en cliquant sur le menu déroulant du nom de fichier, puis renommez ou déplacez

12. Historique des versions *: dans la même liste déroulante pour afficher ou restaurer une version antérieure

Illustration OneDrive

Mot

La plupart sont expliqués dans la vidéo de la section précédente.

13. Transformer en page Web *: Convertissez un fichier Word en un site Web animé et attrayant (avec des vues mobiles et informatiques prédéfinies) en quelques clics. Cliquez sur Fichier> Transformer, choisissez un modèle et cliquez sur Publier. Le fichier est converti en un document Microsoft Sway qui peut être édité en ligne et partagé en interne uniquement ou en externe

14. Suivre *: Si vous appuyez sur @ ou / ou xxx, Word lance «Suivi», ce qui signifie que vous pouvez créer un espace réservé facilement détectable pour qu'un collaborateur entre les détails pertinents. Trouvez vos suivis en cliquant sur Accueil> Rechercher> Le nouveau quatrième onglet est «Suivi»

Illustration de suivi

15. Évitez les modifications suivies du format: Le "Suivi des modifications" de Word est largement utilisé, mais les changements de format peuvent encombrer les choses assez facilement. Après avoir souhaité examiner les modifications apportées:

  1. Cliquez sur l'onglet Révision> Afficher les annotations et décochez "Insertions et suppressions"
  2. Cliquez sur Vérifier> Accepter> Accepter toutes les modifications affichées
  3. Révision> Afficher les annotations et recocher «Insertions et suppressions» Appliquer les modifications de suivi: Révision> Restreindre la modification peut obliger les utilisateurs à modifier uniquement les documents au format Suivi des modifications ou à limiter les modifications de format pour choisir uniquement «Styles» (une fonctionnalité de l'onglet Accueil qui accélère mise en forme et déverrouille la table des matières, la navigation en-tête et d'autres fonctionnalités)

16. Appliquer les modifications de suivi: Révision> Restreindre la modification peut obliger les utilisateurs à modifier uniquement les documents au format Suivi des modifications ou à limiter les modifications de format pour choisir uniquement "Styles" (une fonctionnalité de l'onglet Accueil qui accélère le formatage et déverrouille la table des matières, la navigation dans les en-têtes et d'autres fonctionnalités)

17. Prendre des notes: Il est préférable d'éviter d'utiliser Microsoft Word pour prendre des notes, OneNote est un appareil spécialement conçu pour faire la même chose avec beaucoup plus de fonctionnalités spécifiquement pour cela, la vidéo ici l'explique mieux.

Power Point

18. Présenter à distance: Le partage d'écran dans son ensemble est un outil incroyable pour le travail à distance, fortement recommandé si vous ne l'utilisez pas déjà. Si vous faites une présentation à un public distant, partagez votre écran (une fonctionnalité dans Teams, Skype, Zoom, WebEx, etc.) afin qu'ils puissent suivre diapo par diapo. Nous publierons bientôt un autre article sur la manière dont Teams peut vous aider.

19. Exporter en vidéo: L'exportation de fichier peut enregistrer un fichier en tant que vidéo, fichier gif ou publier sur Microsoft Stream, comme un YouTube interne, qui présente des avantages incroyables tels que la possibilité de transcrire la vidéo et de rendre les termes recherchables, plus à ce sujet dans le prochain article sur le plus récent Office 365 technologies.

  1. Si toutes les diapositives ont la même longueur, définissez la synchronisation directement à partir de ce menu
  2. si les horaires des diapositives doivent varier, définissez-les une par une via Transitions> Avancer la diapositive
  3. Ajoutez éventuellement des commentaires pour chaque diapositive avec Diaporama> Enregistrer un diaporama

20. Légendes en temps réel: lors de la présentation, PowerPoint peut donner des sous-titres automatiques à l'aide de l'IA dans l'une des douze langues et d'après mon expérience personnelle, j'ai l'impression que cela fonctionne bien 90% + du temps.

21. Traductions en direct: À partir des légendes, PowerPoint peut traduire des douze langues d'entrée vers plus de 60 langues de sortie. Pour accéder à ces deux éléments, cliquez sur Diaporama> Paramètres des sous-titres et définissez vos préférences, notez que les deux sont disponibles sur PowerPoint en ligne gratuitement pour les abonnés non-Office 365.

Illustration des paramètres de sous-titres

22. Présentations en direct: En cours de déploiement imminent, cela permet à chaque membre du public de contrôler beaucoup de choses pendant une conférence, par exemple. les membres du public peuvent choisir leur propre langue de sous-titrage ou reculer les diapositives sur leur propre appareil uniquement pour revoir ou donner des commentaires de l'orateur pendant la conférence. Il sera publié sur PowerPoint en ligne uniquement, mais je n'y ai pas encore accès. J'ai hâte de le consulter dans mon prochain article de blog sur les nouvelles fonctionnalités d'Office 365 (comme celui-ci).

Exceller

23. Le groupe ne se cache pas: La fonction "Masquer" d'Excel peut être très difficile à voir, elle a même causé un coût erreur de calcul lors de la prise de contrôle des frères Lehman en 2008. Utilisez plutôt le groupe, il fait la même chose plus clairement et donne aux autres utilisateurs la direction pour développer / réduire les lignes / colonnes.

Illustration Excel

24. Vue feuille: Le filtrage avec la co-création peut être difficile. La vue Feuille d'Excel Online vise à résoudre ce problème. La vue feuille vous permet de créer une vue que vous seul voyez, et que les autres utilisateurs du fichier ne peuvent pas simultanément. Cela arrivera probablement aussi sur Desktop, mais pour l'instant, ce n'est que dans Excel Online.

Google Docs

Si votre organisation est un utilisateur de Google au lieu d'Office 365, elle peut bénéficier de caractéristiques similaires à celles mentionnées ci-dessus. Voici quelques points forts à mentionner:

25. Sous-titres des diapositives: Google Slides propose également des sous-titres en direct, il semble un peu plus élégant que celui de PowerPoint

Illustration Google

26. Vue Filtre Feuilles: Google Sheets a un équivalent de la vue feuille appelée vue filtrée "(vous pouvez filtrer mais les éditeurs simultanés ne le voient pas. Les segments dans Google ne s'affichent également que pour la personne qui sélectionne l'instance (différent d'Excel)

27. Historique des modifications des feuilles: Cellule par cellule, vous pouvez voir qui a modifié quoi, quand et ce que les versions précédentes ont montré via un clic droit> Afficher l'historique des modifications.

Modifier l'illustration de l'historique

28. Commentaires Google Apps: Ceux-ci fonctionnent en grande partie de la même manière que les applications Office, mais existent depuis beaucoup plus longtemps.

29. Commentaires sur Office Docs: Dropbox et Google Drive vous permettent de faire des commentaires sans ouvrir le fichier.

30. Ajouter à mon disque: Si un utilisateur externe partage un dossier Google Drive, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un dossier (dans la vue en ligne), puis «Ajouter à mon Drive». Après cela, il peut se synchroniser avec votre ordinateur local (en supposant que vous synchronisez déjà l'outil). Dropbox a une fonctionnalité similaire.

Il s'agit des applications Office classiques, mais Microsoft Office propose de nombreuses applications modernes telles que OneDrive, Teams, Planner et Forms, qui sont également très utiles à prendre en compte à cette époque, je les couvrirai dans un prochain article de blog.




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