Signez des documents PDF en ligne avec une signature électronique gratuite

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Si vous signez toujours des documents PDF, Word ou d'autres documents à l'ancienne dans votre entreprise, cet article est un incontournable.

Nous allons vous expliquer non seulement ce que sont les signatures électroniques et comment elles fonctionnent, mais également comment vous pouvez les intégrer dans votre flux de travail d'entreprise pour rendre votre entreprise plus légère, plus verte et peut-être même plus méchante.

Oh, et avant de paniquer, laissez-nous vous rassurer: les applications de signature électronique comme l'excellente CocoSign sont entièrement gratuits, vous pouvez donc laisser derrière vous le processus désuet, fastidieux et coûteux d'impression, de signature, de numérisation et de télécopie tout en réduisant vos frais généraux. Tout le monde y gagne!

Qu'est-ce qu'une signature électronique?

L'idée des signatures électroniques est née de la recherche d'un moyen plus pratique et efficace de signer des documents en utilisant la technologie. Lorsqu'un grand nombre de documents doit être signé, les signatures électroniques réduisent les coûts et gagnent du temps.

Une signature électronique, également connue sous le nom de signature électronique ou en ligne, est une marque, un symbole ou un son attaché à un document numérique pour montrer un accord juridique pour les conditions décrites dans un formulaire, un contrat ou un enregistrement.

En gros, c’est une signature, mais électronique.

Vous serez peut-être surpris d'apprendre qu'il existe une législation autour des signatures électroniques. La loi ESign (2000) stipule que pour qu’une signature numérique soit juridiquement contraignante, son authenticité doit être vérifiable de manière indépendante et l’intention du signataire de signer doit être capturée.

En d'autres termes, le signataire doit avoir la possibilité de refuser sa signature numérique et de refuser l'accord. Ils doivent également vérifier leur identité, ce qui rend les signatures électroniques aussi sûres que les signatures manuelles, sinon plus.

Comment signer électroniquement des documents PDF avec une signature électronique

La création d'une signature PDF est simple si vous utilisez le bon logiciel. Nous utiliserons CocoSign comme étude de cas, car c'est notre outil de signature électronique préféré.

Étape 1: télécharger le document

Accédez au page de signature électronique sur la plateforme en ligne de CocoSign pour télécharger votre document PDF. Vous pouvez télécharger un fichier depuis votre lecteur local ou depuis un service de stockage en nuage tel que OneDrive, Dropbox, Box ou Google Drive.

Pour télécharger à partir de votre appareil local, cliquez sur l'onglet «Télécharger le document» pour ouvrir votre gestionnaire de fichiers ou faites simplement glisser et déposez le PDF de votre lecteur dans la boîte de dialogue CocoSign.

En bas à droite de la page se trouve une case à cocher indiquant "Je suis le seul signataire". Cochez la case si vous êtes le seul signataire et laissez-la décochée s'il y a plusieurs signataires.

Étape 2: Ajouter des signataires

Cette étape n'est nécessaire que s'il existe plusieurs signataires du document. Si vous êtes un signataire solo, n'hésitez pas à passer à l'étape 3.

Cliquez sur "Suivant" pour passer à la section "Ajouter des champs", à partir de laquelle vous serez invité à insérer un champ de signature.

S'il y a plusieurs signataires, vous devez fournir leurs noms et adresses e-mail. Vous devrez également indiquer lesquels d’entre eux doivent signer et lesquels ne nécessitent qu’une copie du document en sélectionnant «A signer» ou «Reçoit une copie» dans le menu déroulant. Vous pouvez également regrouper les signataires à l’aide de l’icône «Ajouter un groupe».

Étape 3: signer des documents

Les signatures ne peuvent être ajoutées à un PDF que dans le champ de signature, vous devez donc en créer une. Pour ce faire, faites simplement glisser et déposez votre outil de champ de signature préféré sur la page du document qui doit être signé. Les outils de signature disponibles incluent les initiales, la date / heure, le courrier électronique et le texte.

Vous pouvez vous connecter de différentes manières. Vous pouvez télécharger une image numérisée de votre signature manuelle; dessinez directement dans le champ de signature avec le curseur de la souris, le pavé tactile ou le stylet tactile; ou tapez votre nom ou vos initiales.

Une fois la signature terminée, vous pouvez enregistrer les modifications apportées au document signé en cliquant sur «Suivant».

Étape 4: Téléchargez ou envoyez le document signé par e-mail

La dernière étape consiste à télécharger le document signé sur votre appareil ou à le partager sur votre adresse e-mail. CocoSign vous permet également de partager le PDF signé avec les autres signataires par e-mail, en utilisant les adresses qu'ils ont fournies à l'étape 2.

Bien que la plupart des solutions de signature en ligne prennent en charge une gamme de formats de fichiers, notamment .doc, .xls, .jpg et .png, les entreprises ont tendance à préférer les documents PDF car ils sont plus compacts et stables que les autres formats. De plus, il est très simple d’inclure des liens hypertexte dans les fichiers PDF et ils peuvent être protégés par mot de passe.

Types de signatures électroniques

Selon la réglementation eIDAS de l'UE, les signatures électroniques se divisent en trois grandes catégories: les signatures électroniques standard (SES), les signatures électroniques qualifiées (QES) et les signatures électroniques avancées (AES). Au Royaume-Uni, les SES ne sont pas juridiquement contraignants.
Signatures électroniques standard

SES, ou signatures électroniques de base, peut être créé en cochant simplement une case pour indiquer le consentement aux termes et conditions énoncés par un site Web ou une application, ou en numérisant une image d'une signature manuelle et en la joignant à un document.

Ce type de signature est sujet à la falsification, car il est pratiquement impossible de déterminer qui a accepté les termes et conditions d’une plateforme en cochant la case. Néanmoins, SES est juridiquement contraignant pour les transactions B2B, B2C et C2C, ainsi que pour les bons de commande, les contrats de travail et même les documents immobiliers.

Signatures électroniques qualifiées

C'est le moyen le plus avancé de signer un PDF en ligne. Selon eIDAS, QES peut être défini comme un type avancé de signature électronique basé sur un certificat qualifié. QES ne peut être créé que par un dispositif de création de signature qualifié.

Toutes les signatures QES doivent être vérifiées par un processus en plusieurs étapes utilisant des authentifications à double facteur et des clés cryptées. Avant que les signataires puissent fournir un QES, leur identité doit être validée ou vérifiée par un tiers convenu par eux.

Signatures électroniques avancées

Ce sont des signatures électroniques qui utilisent l'infrastructure à clé publique (PKI). Pour que ce type de signature soit juridiquement contraignant, il doit identifier de manière vérifiable et être lié de manière unique aux personnes qui signent le document. De plus, il doit pouvoir être lié aux données d'un document afin que les signataires puissent suivre les modifications post-signature.

Les signatures électroniques sont utilisées dans de nombreux contextes différents, y compris dans la profession juridique, où elles peuvent être utilisées pour déposer des pétitions et signer des contrats, ainsi que divers autres types de formulaires.

En outre, les signatures électroniques sont utilisées dans les formulaires clients, les contrats de vente, les accords entre fournisseurs et vendeurs, ainsi que pour l'authentification d'identité dans VPN, la protection des e-mails, l'émission de factures bancaires en ligne et la soumission d'appels et d'applications.

Comment choisir un service de signature électronique pour la signature de fichiers PDF

Il existe un nombre croissant de solutions de signature électronique parmi lesquelles choisir, et il devient de plus en plus difficile de les distinguer ou de choisir celle à intégrer dans le flux de travail de votre entreprise. Les critères suivants devraient vous aider à décider de ce qui sera probablement le mieux pour vous et votre entreprise.

Facilité d'utilisation

Une plateforme bien conçue doit être simple, intuitive et facile à utiliser, même pour un novice. Si un service vous oblige à résoudre des problèmes de base tels que l’installation de logiciels, l’utilisation de plug-ins et la connexion, vous savez que ce n’est probablement pas celui qui vous convient.

Juridiquement contraignant

Si les signatures d'une plate-forme de signature électronique ne sont pas juridiquement contraignantes conformément à la loi ESign et à eIDAS, passez rapidement à autre chose. Au minimum, vous avez besoin d'un service professionnel et robuste comme CocoSign.

Sécurité

Lorsque vous signez en ligne, vous devez savoir que le contenu de votre document est à l'abri des regards indiscrets d'attaquants malveillants. Encore une fois, un signataire établi comme CocoSign est l'option la plus sûre.

Toutes les connexions effectuées via cette plate-forme passent par un cryptage SSL sécurisé de 256 bits. Il est également certifié PDI DSS, garantissant que vos données sont en sécurité pendant le transit et que votre signature ne peut pas être répliquée et utilisée ailleurs pour des transactions que vous n'approuvez pas.

Exigences de l'industrie

Dans des secteurs comme les assurances et les services financiers, certaines réglementations doivent être respectées. Il est essentiel que vous choisissiez une plate-forme de signature électronique qui soit conforme aux règles régissant votre activité.

Souplesse

Pour profiter des avantages de l'utilisation de plates-formes de signature électronique gratuites comme CocoSign, vous devez pouvoir l'intégrer de manière transparente dans vos systèmes CRM et les outils de collaboration propres à votre entreprise.

Conclusion

Les entreprises progressistes et motivées par l'efficacité aspirent à un avenir sans papier, et l'utilisation d'une solution de signature en ligne est un pas de géant dans la bonne direction. Avec les plates-formes de signature électronique telles que CocoSign, vous pouvez signer par lots des documents PDF, les stocker sur le cloud et créer un modèle de signature, économisant ainsi du temps, de l'argent et même la planète.

Cela ne peut pas être mauvais.



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