Modèle de courrier électronique: comment dire à votre patron et à vos RH que vous avez un coronavirus

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  • Si vous pensez avoir contracté le coronavirus, vous devrez informer votre patron pour qu'il prenne congé pour récupérer.
  • N'allez pas travailler, surtout si vous travaillez en personne dans une entreprise essentielle ou si vous assistez à des réunions.
  • Si votre travail n'a pas publié de plan COVID-19 officiel, reportez-vous aux réglementations des gouvernements fédéral et des États.
  • Décrivez un plan sur votre temps de récupération, envisagez de transférer les responsabilités et rappelez-vous que vous n'avez pas besoin d'une note prouvant que vous avez été testé positif.
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Peut-être que vous vous êtes réveillé avec de la fièvre ou que vous ne pouvez soudainement pas goûter au festin de chef à domicile normalement délicieux que vous avez préparé. Peut-être que vous venez de côtoyer quelqu'un qui a contracté un coronavirus, vous savez donc que vous avez presque certainement été exposé à la maladie.

Pour une raison quelconque, si vous pensez que vous avez le COVID-19, vous êtes probablement déjà suffisamment stressé pour votre santé et celle de vos proches – la dernière chose à laquelle vous voulez probablement penser est le travail. Malheureusement, l'une des premières choses à laquelle vous devez penser est le travail. Vous voudrez communiquer rapidement avec votre entreprise pour élaborer un plan sur la façon dont vous traverserez ensemble cette maladie.

Et bien que vous sachiez déjà comment gérer cela – vous avez probablement déjà appelé pour des jours de maladie – c'est aussi un territoire inexploré en termes de ce que vous ressentirez, émotionnellement et physiquement, et de combien de temps vous aurez besoin pour guérir. .

Nous sommes là pour vous faciliter le processus. Business Insider a discuté avec des experts en ressources humaines et en communication sur le lieu de travail pour compiler votre guide étape par étape pour gérer votre travail lorsque vous pensez avoir le COVID-19.

N'allez pas travailler, en vigueur immédiatement

Une note rapide sur la santé publique mérite d'être répétée: si vous travaillez dans une entreprise essentielle qui exige toujours que les employés viennent travailler, cela doit cesser dès que vous avez même une idée que vous pourriez avoir un coronavirus.

N'attendez pas quelques jours pour voir comment cela se passe. N'allez pas parler à votre patron du fait que vous pourriez avoir la maladie. N'assistez pas à des réunions ou à des événements. Arrêt complet. Ce faisant, vous risquez fort de le propager à plus de gens.

Si vous êtes dans cette situation, vous voudrez contacter immédiatement votre patron par e-mail pour lui faire savoir qu'il ne doit pas vous attendre ce jour-là et à l'avenir, afin que vous n'ayez pas le temps de passer par toutes les étapes. au dessous de.

Une note rapide comme celle-ci devrait leur donner un avertissement et vous donner un peu de temps pour vous préparer avant d'avoir une conversation complète:

Salut (nom du patron),

Je me suis réveillé ce matin avec des symptômes similaires au COVID-19 et, pour éviter de le propager potentiellement, ne pense pas qu'il soit sage pour moi de venir aujourd'hui. Pouvons-nous mettre en place quelque temps plus tard aujourd'hui pour parler du meilleur plan pour aller de l'avant?

(Votre nom)

Si vous travaillez déjà à domicile, ignorez ce message initial et prenez un peu de temps pour vous préparer complètement avant de lever les drapeaux.

Recherchez la politique de votre entreprise

Il est possible que votre entreprise ait déjà fait le travail acharné pour vous et ait publié une politique indiquant exactement comment cela devrait être traité si un employé attrape un coronavirus, indiquant qui devrait être averti, à quel congé vous avez droit, etc. vous n'avez pas lu avidement toutes les offres de communication de crise qu'ils ont publiées, vérifiez vos e-mails récents pour toute l'entreprise pour voir s'il y a des directives que vous devriez suivre.

Même si votre entreprise n'a pas encore publié de politique, le gouvernement fédéral l'a fait, et cela vaut la peine de revoir les congés qui vous sont accordés si vous en avez besoin.

Annmarie Neal, CHRO chez Ultimate Software, société de technologie des ressources humaines

Annmarie Neal.

Annmarie Neal


Comme Annmarie Neal, CHRO chez HR Tech Company Logiciel ultime, dit le Loi sur la réponse au coronavirus pour les familles d'abord (FFCRA) qui entre en vigueur le 2 avril fournit des fonds aux employeurs de moins de 500 employés pour offrir deux semaines (80 heures) de congé de maladie payé à toute personne incapable de travailler parce qu'elle est mise en quarantaine en vertu d'un décret gouvernemental ou sur les conseils d'un fournisseur de soins de santé "Ils sont tenus d'offrir ce congé à 100% de votre salaire, jusqu'à 511 $ par jour. Si votre entreprise compte moins de 50 employés, ils peuvent demander à être exemptés si cela" mettrait en péril la viabilité de l'entreprise ", a ajouté Neal. .

C'est également le bon moment pour vérifier le nombre de jours de maladie et de vacances que vous avez accumulés au cas où vous auriez besoin de les utiliser, et quelle est la politique de votre entreprise en matière de congés de maladie non payés dans le pire des cas.

"Dans des états comme Californie avec des lois obligatoires sur les indemnités de maladie en place, les employés ont le choix d'utiliser ou non leurs jours de maladie ", a déclaré Neal." Si l'employé veut conserver ces jours de maladie pour une autre fois, les employeurs devraient alors honorer cette demande et offrir des congés non payés. Certains employeurs peuvent choisir d'avancer les vacances ou les congés payés pour aider les employés à couvrir les absences dues au COVID-19, mais ils ne sont pas tenus de le faire. "

Réfléchissez à ce que vous ressentez et décrivez un plan quant à la fréquence à laquelle vous travaillerez et à ce qu'il adviendra de vos projets actuels

Une fois que vous savez à quoi vous avez droit, il est temps de déterminer ce dont vous avez réellement besoin.

Les gens vivent cette maladie de manières très différentes. Vous pouvez vous sentir complètement anéanti et incapable de travailler ou, comme le présentateur de CNN Chris Cuomo, vous pouvez toujours vous sentir capable de faire votre travail à domicile.

Sarah Sheehan, fondatrice et présidente de la société de coaching en milieu de travail Bravely

Sarah Sheehan.

Sarah Sheehan


Votre patron ne sait pas ce que vous ressentez, et Sarah Sheehan, fondatrice et présidente d'une entreprise de coaching en milieu de travail Bravement, a déclaré qu'elle rappellerait à un employé traversant cette situation que vous êtes en mesure de communiquer clairement vos besoins dès le départ. Quand vous avez cette conversation, elle a dit: "Ayez un plan de match ensemble pour savoir comment vous pensez que cela devrait être géré."

Si vous pensez pouvoir continuer à travailler à distance, "Parlez de la façon dont vous allez aborder cela", a déclaré Sheehan. Par exemple, "Vous allez peut-être prendre plus de pauses pendant la journée. Et puis aussi avoir un plan d'action pour ce qui se passera si (vous) arrivez à un point où vous ne vous sentez pas capable de travailler", a-t-elle ajouté. .

Vous ne savez pas comment cela évoluera au cours des prochaines semaines, alors indiquez maintenant quels projets peuvent être mis en pause ou à qui vous allez transférer des responsabilités. Si vous êtes un manager, vous voudrez également réfléchir à la manière de communiquer cela à vos employés, à ce qu'ils peuvent attendre de vous dans les semaines à venir et à ce dont vous aurez besoin.

Si vous vous sentez à l'aise, vous pouvez également parler de vos besoins émotionnels et du soutien dont vous pourriez avoir besoin.

"Je pense que vous avez l'opportunité ici d'être plus vulnérable que jamais auparavant, et de partager non seulement comment vous allez aborder votre travail, mais comment vous vous sentez", a déclaré Sheehan. "Par exemple, si vous avez des niveaux élevés d'anxiété ou de stress associés à cela, je pense qu'il est tout à fait approprié que vous partagiez cela maintenant. Je pense que partager davantage aide en fait à définir des attentes et peut ouvrir un dialogue plus large."

Et si vous avez besoin ou voulez simplement prendre le temps de vous concentrer sur votre santé, indiquez le temps dont vous pensez avoir besoin et comment vous allez communiquer avec l'entreprise sur votre état de santé et quand vous vous sentez prêt à venir. retour au travail.

Contactez votre responsable (ou les RH, ou avec qui vous vous sentez le plus à l'aise)

Une fois que vous avez un plan approximatif en place, il est temps d'arracher le pansement et d'avoir la conversation – vous vous sentirez probablement mieux une fois que vous l'aurez fait.

«Lorsque nous avons le sentiment de ne pas savoir ce qui va se passer, nous pouvons rapidement entrer en spirale dans ce lieu d'inquiétude et notre niveau de stress augmente», a déclaré Sheehan. "Concentrez-vous sur ce que vous pouvez contrôler sur le moment, comme avoir ces conversations, être proactif et vraiment communiquer ce dont vous avez besoin."

Pour ce qui est de savoir si vous devez d'abord parler à votre patron ou aux RH et si vous devez faire un e-mail, un téléphone ou un appel vidéo, Sheehan a suggéré de choisir ce qui vous convient le mieux (étant donné que vous êtes déjà suffisamment stressé).

«Je dirais d'identifier avec qui vous avez la relation la plus étroite. Si c'est quelqu'un des RH, alors vous devriez vous sentir libre de vous adresser à eux, mais c'est généralement votre manager», dit-elle.

Ensuite, vous pouvez ouvrir avec un e-mail du type:

Salut (nom),

Malheureusement, je pense que je suis peut-être tombé avec le COVID-19. Je me sens (une brève description de ce que vous faites) et, à partir de maintenant, je pense que je (serai / ne sera pas) capable de travailler de chez moi pendant que j'y arriverai.

Je pense que mon plan sera (décrivez votre plan pour faire votre travail ou le temps dont vous pensez avoir besoin et comment vous vous passerez les responsabilités), y compris:

  • (action 1)
  • (action 2)
  • (action 3)

Je vous ferai savoir dès que possible si mon état de santé change et que nous devons nous ajuster.

Je serais heureux de sauter sur un appel aujourd'hui pour en parler et finaliser les prochaines étapes. Aussi, faites-moi savoir si je dois faire quelque chose du point de vue des RH.

Merci,

(Votre nom)

De quoi les RH pourraient-ils avoir besoin de vous, demandez-vous?

"Votre employeur ne peut actuellement pas exiger une note du médecin pour prouver que vous avez été testé positif au coronavirus", a déclaré Neal, considérant que les tests sont si difficiles à trouver dans de nombreux États. Mais ils peuvent vous demander si vous avez fréquenté d'autres employés au cours des dernières semaines afin de les informer qu'ils ont pu être exposés.

"Cela dit, il y a règles de confidentialité en place qui donnent aux employés diagnostiqués la possibilité de contrôler si leur nom sera divulgué aux employés concernés », a-t-elle déclaré.

Enfin, une fois que vous vous êtes mis d'accord sur un plan, mettez-le par écrit – et n'ayez pas peur de communiquer de nouveaux besoins au fur et à mesure que les choses progressent.

«Je suis quelqu'un qui essaiera d'être le héros dans toutes les situations. Comme même si je suis malade, je dirai: 'Eh bien, je peux toujours faire X, Y et Z' et ce n'est pas le moment de le faire cela », a déclaré Sheehan.

Prenez soin de vous et n'ayez pas peur de demander ce dont vous avez besoin – nous traversons tous une période de folie en ce moment, et la plupart des entreprises seront plus compréhensives que jamais.

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