Mener une orientation virtuelle du tableau

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Les mois d'automne et d'hiver sont la saison idéale pour la transition et l'orientation du conseil. En raison de la pandémie, la plupart des formations des conseils auront lieu virtuellement.

Plutôt que de reporter l'orientation, faites-le en ligne en mettant l'accent sur ces domaines. Les 20 pages Cahier d'orientation du conseil est disponible gratuitement pour soutenir le processus.

Conseil entier: Une question fréquente sur l'orientation est de savoir s'il faut inclure uniquement les nouveaux administrateurs ou l'ensemble du conseil. La réponse est la pension complète. S'il y a de la résistance parce qu'ils ont déjà suivi l'entraînement, positionnez-le sur "Rafraîchir et mélanger". C'est le moment de mettre tout le monde en confiance et à l'aise dans ses tâches.

Documents de gouvernance: Distribuez les documents constitutifs dans un ordinateur portable, une clé USB ou via un accès Internet tel que Dropbox. Assurez-vous de noter dans le procès-verbal que tous les administrateurs ont reçu les documents. La doctrine de l'immunité des volontaires est basée sur les administrateurs travaillant dans le cadre des documents constitutifs.

Programme de travail: Le budget, les finances et le plan stratégique sont toujours dynamiques. Rendre compte de leur statut et de leurs progrès.

Obligations fiduciaires: Souvent, les administrateurs disent qu'ils savent que leur devoir fiduciaire est de collecter des fonds. Précisez qu'un fiduciaire représente les intérêts des membres à travers les devoirs de diligence, de loyauté et d'obéissance.

Les conflits d'intérêts: L'IRS demande aux organisations exemptées s'il existe une politique de divulgation des conflits d'intérêts. Utilisez l'orientation pour discuter des conflits et du processus de divulgation.

Protections: Décrivez les protections offertes à la planche. Celles-ci comprennent généralement: 1) une assurance des administrateurs et des dirigeants, 2) une indemnisation, 3) un voile corporatif et 4) l’immunité des volontaires.

Gestion des risques: Un des rôles du conseil est la sensibilisation et l'évitement des risques. Partagez des exemples sur la façon d'éviter les risques liés au service d'alcool, aux finances, aux lois sur les droits d'auteur et aux violations des lois antitrust.

Rencontres: Discutez du calendrier et des réunions de l’année. Expliquez les processus qui rendent les réunions du conseil plus efficaces, que ce soit en ligne ou en personne.

Familiarisation: L'orientation est comme une tournée. Présentez aux administrateurs la structure, les jalons, les réalisations et la mission de l'organisation.

Perspicacité financière: Expliquez le processus associé à la budgétisation et aux rapports financiers. S'assurer de la compréhension du formulaire IRS 990 et des demandes de documents publics.

L'orientation doit être une séance d'une à trois heures à fort impact, dirigée par un cadre ou un consultant qui peut communiquer l'importance d'une bonne gouvernance.

A propos de l'auteur

Robert C. Harris

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Bob Harris, CAE, fournit des outils et des modèles de gouvernance gratuits sur Le Centre à but non lucratif. Il est membre de la faculté de la Chambre de commerce des États-Unis et a travaillé à Amman, en Jordanie, à Tokyo, au Japon; Kiev, Ukraine; Phenom Penh, Cambodge; Le Caire, Egypte; et Minsk, Bélarus, pour aider les organisations. Bob a reçu le prix «Association Partner of the Year» du magazine Association Trends en 2012 et il est l'auteur de livres sur la gestion d'associations. Pour améliorer la gestion, il a créé le processus d'auto-vérification de l'Association, utilisé par plus de 20 000 organisations. Il croit que les organisations à but non lucratif devraient être aussi efficaces que toute entreprise commerciale.



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