Meilleures pratiques pour rédiger une résolution du conseil

writing a board resolution


À première vue, lire une résolution du conseil est intimidant en raison de la langue formelle. En fait, une fois que vous savez quels composants constituent une résolution de carte, ils sont très faciles à écrire. Avant de commencer, jetez un œil à d'autres résolutions rédigées par d'autres entités pour avoir une idée du format et de la langue. Quelques personnes travaillant ensemble pourront en rédiger un rapidement.

Pourquoi les conseils rédigent-ils des résolutions?

Une planche résolution, parfois également appelé résolution d'entreprise, est un document officiel qui fait une déclaration sur une question si importante que le conseil souhaite en avoir un compte rendu. Une résolution est un document qui constitue un record si la conformité est remise en question.

Une résolution peut être prise par le conseil d’administration d’une société, les actionnaires au nom d’une société, un conseil d’administration à but non lucratif ou une entité gouvernementale.

La longueur de la résolution n’a pas d’importance. Il suffit que ce soit aussi long que ce que vous avez à dire.

Quels types de situations nécessitent une résolution du conseil?

Un conseil d'administration peut décider de rédiger une résolution pour la plupart des raisons de son choix. Pensez-y en termes de toute décision qu'un conseil décide de faire. Les résolutions peuvent être rédigées pour les raisons suivantes:

  • Pour documenter qu'un nouveau membre du conseil a été élu
  • Pour enregistrer une décision prise lors d'une réunion du conseil
  • Pour documenter une décision prise par les actionnaires d'une société
  • Quand une entreprise veut embaucher de nouveaux employés
  • Lorsqu'une société souhaite vendre des actions de la société
  • Lorsqu'une organisation à but non lucratif souhaite déléguer des fonds à un certain projet
  • Quand une entité gouvernementale veut honorer quelqu'un

Où les conseils devraient-ils stocker les résolutions?

Conservez les résolutions avec d'autres livres et documents importants et ayez une copie de sauvegarde dans un autre emplacement. Les résolutions peuvent également être conservées avec le procès-verbal de la réunion, car ce sont des documents juridiquement contraignants.

Comment rédiger une résolution

  1. Formatez la résolution en mettant la date et le numéro de résolution en haut. S'il s'agit de la première résolution de la carte, vous pouvez la numéroter comme vous le souhaitez. Pensez à utiliser quelque chose comme 0001, puis à attribuer à toutes les résolutions futures un numéro consécutif.
  2. Formez un titre de la résolution qui parle du problème que vous souhaitez documenter. Par exemple, «Résolution pour désigner les fonds de la collecte de fonds du gala 2016 pour le fonds marketing».
  3. Utilisez un langage formel dans le corps de la résolution, en commençant chaque nouveau paragraphe par le mot, alors que. La première phrase devrait faire référence à la responsabilité du conseil. Par exemple, «alors qu'il est de la responsabilité du conseil de désigner des fonds à des fins spécifiques.»
  4. Continuez à rédiger chaque énoncé important de la résolution, en commençant chaque paragraphe par un considérant.
  5. Le dernier énoncé de la résolution devrait indiquer la résolution finale, qui est l'action que le conseil a prise. Par exemple, «Maintenant, il est donc résolu de désigner les fonds de la collecte de fonds du gala 2016 au fonds marketing.»
  6. Le bas de la résolution doit indiquer les noms des membres du conseil votant sur la résolution et les espaces adjacents à leur nom où ils peuvent indiquer un vote «oui» ou «non». De toute évidence, la résolution est approuvée lorsque la majorité des membres du conseil d'administration votent «oui».
  7. Il devrait également y avoir une place pour le président du conseil d'administration pour signer et dater la résolution.

Voir cette copie gratuite d'un modèle de résolution du conseil. En voici un autre échantillon d'une résolution d'entreprise rédigée. L'Université Winthrop répertorie de nombreux liens aux résolutions qu’ils ont rédigées. Ce lien est un bon exemple de résolution écrite pour honorer quelqu'un.

Réflexions finales sur la rédaction d'une résolution

Une meilleure compréhension de la manière dont les résolutions sont rédigées devrait éliminer toute intimidation du processus. Une fois que vous avez commencé, vous constaterez que c'est en fait assez facile et que vous l'apprécierez probablement. N'oubliez pas de consulter les modèles de résolutions rédigés par d'autres conseils à des fins similaires. Trouvez un bon modèle pour vous aider à démarrer, mais gardez-le suffisamment flexible pour servir le véritable objectif de la résolution. Plus important encore, assurez-vous que les membres du conseil et le président du conseil signent et datent la résolution. C’est un document juridique comme le procès-verbal de la réunion.



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