Avec Document Studio, vous pouvez facilement générer des fichiers PDF, ou un document de tout autre type de fichier, lorsque quelqu'un soumet votre formulaire Google. Les documents générés sont stockés dans Google Drive, vous pouvez les envoyer par e-mail au répondant du formulaire, partager le fichier avec les membres de l'équipe ou même imprimer les documents via Google Cloud Print.
Ce didacticiel étape par étape explique comment générer un fichier PDF à partir de soumissions de formulaires Google.
Étape 1: Créez le formulaire Google
Accédez à forms.google.com et créez un formulaire Google. Nous allons créer un formulaire Contactez-nous qui demande le nom, l'adresse e-mail, l'adresse postale et les commentaires du répondant.
Accédez à l'onglet Réponse, cliquez sur le menu vertical à 3 points et sélectionnez la destination de la réponse. Le formulaire Google doit stocker les réponses dans une feuille de calcul Google pour que le module complémentaire de fusion de documents fonctionne. Créez un nouveau modèle à l'aide de Google Docs, d'une feuille de calcul ou de Google Slide. Nous allons créer une présentation de diapositives d'une page avec un modèle {{marqueurs}} correspondant aux différentes questions de notre formulaire Google. Ouvrez la feuille de calcul des réponses Google Forms, accédez au menu des modules complémentaires et choisissez Document Studio. Accédez à la section Fusion de documents et sélectionnez le modèle que vous avez créé à l'étape précédente. Vous pouvez également personnaliser le nom du fichier pour inclure des réponses de formulaire. Ouvrez la section Fusion de formulaires Google et concevez votre modèle d'e-mail. Vous pouvez utiliser l'en-tête de colonne can dans l'objet et le corps de l'e-mail en utilisant la notation {{marker}}. Le document fusionné sera ajouté au courrier électronique en tant que pièce jointe. Vous pouvez également choisir le champ e-mail dans la liste déroulante «Envoyer un e-mail» et l'e-mail sera envoyé au répondant du formulaire. Conseil: si vous souhaitez inclure toutes les réponses du formulaire dans l'e-mail, utilisez le marqueur {{Toutes les réponses}} n'importe où dans le corps du message et il sera remplacé par un tableau HTML contenant toutes les réponses du formulaire. Vos documents générés seront stockés dans Google Drive. Développez la section «Télécharger sur Google Drive» et sélectionnez le dossier dans Drive dans lequel les documents seront enregistrés. Vous pouvez également personnaliser le chemin du sous-dossier avec des réponses de formulaire afin que les fichiers de réponse de formulaire soient stockés dans des dossiers séparés. La configuration est terminée et nous sommes prêts à exécuter le déclencheur de soumission de formulaire qui fusionnera automatiquement les documents et enverra les e-mails dès qu'un nouveau formulaire sera soumis.
4a. Configurer le modèle de document
4b. Configurer le modèle d'e-mail
4c. Configurer Google Drive
\ Commentaires \ {{Nom}}Étape 5: Fusionner lors de la soumission du formulaire
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