Comment déplacer des fichiers téléchargés de Google Forms vers un dossier spécifique dans Google Drive

La fonctionnalité de téléchargement de fichiers de Google Forms vous permet de recevoir des fichiers des répondants du formulaire directement dans votre Google Drive. Vous pouvez ajouter la question Téléchargement de fichier dans votre formulaire Google pour recevoir des devoirs PDF d'étudiants, des candidatures de curriculum vitae, des images de portfolio de candidats, etc.

Lorsqu'un répondant télécharge un fichier via Google Forms, le fichier est stocké dans un dossier fixe de votre Google Drive. Tous les fichiers sont téléchargés dans le même dossier et, en regardant ainsi le fichier dans votre Google Drive, il est difficile de déterminer quel répondant a téléchargé quel ensemble de fichiers.

Nous pouvons cependant utiliser Google Apps Script avec les déclencheurs Google Form pour organiser instantanément les fichiers dans Google Drive dès qu'ils sont téléchargés par le répondant du formulaire. Vous pouvez modifier le dossier de destination dans lequel les fichiers sont stockés ou créer des dossiers personnalisés en fonction de la réponse du formulaire.

Importations de fichiers Organiza dans Google Drive

Dans l'exemple suivant, nous allons créer un dossier parent dans Google Drive pour héberger tous les fichiers téléchargés. Chaque réponse de formulaire aura son propre sous-dossier et tous les fichiers pour cette entrée de formulaire spécifique iront dans le même dossier.

Créer un dossier parent

Pour commencer, accédez à votre Google Drive et créez un nouveau dossier (ou utilisez un dossier existant). Ouvrez le dossier et saisissez l'ID du dossier dans la barre d'adresse du navigateur, comme indiqué sur la capture d'écran.

Ajouter le script Google

Ensuite, accédez à votre formulaire Google qui accepte les téléchargements de fichiers et choisissez Script Editor dans le menu à 3 points.

Dans l'éditeur de script, supprimez tout le code existant et copiez-collez l'extrait de code suivant. N'oubliez pas de remplacer l'ID de dossier de la ligne 1 par l'ID du dossier que vous avez créé à l'étape précédente.

const PARENT_FOLDER_ID = "<> ";

const initialiser = () => {
  const forme = FormApp.getActiveForm();
  ScriptApp.nouveauTrigger("onFormSubmit").forForm(forme).onFormSubmit().créer();
};

const onFormSubmit = ({ réponse } = {}) => {
  essayer {
    
    const des dossiers = réponse
      .getItemResponses()
      
      .filtre(
        (itemResponse) =>
          itemResponse.obtenir l'article().getType().toString() === "TÉLÉCHARGEMENT DE FICHIERS"
      )
      .carte((itemResponse) => itemResponse.avoir une réponse())
      
      .réduire((une, b) => (...une, ...b), ());

    si (des dossiers.longueur > 0) {
      
      const subfolderName = réponse.getId();
      const parentFolder = DriveApp.getFolderById(PARENT_FOLDER_ID);
      const sous-dossier = parentFolder.créer le dossier(subfolderName);
      des dossiers.pour chaque((fileId) => {
        
        DriveApp.getFileById(fileId).déménager à(sous-dossier);
      });
    }
  } capture (F) {
    Enregistreur.Journal(F);
  }
};

Conseil: Le script peut également être amélioré pour créer des noms de dossier personnalisés en fonction des réponses de l’utilisateur dans la réponse du formulaire.

Créer un déclencheur OnFormSubmit

Dans l'éditeur de script, sélectionnez initialiser dans la liste déroulante des fonctions et cliquez sur le Courir bouton pour créer le OnFormSubmit déclencheur pour votre formulaire Google actuel.

Cela exécutera essentiellement le code Apps Script chaque fois que quelqu'un soumettra une nouvelle entrée de formulaire et téléchargera des fichiers dans un dossier spécifique dans Google Drive.

C'est ça. Accédez à votre formulaire Google et soumettez une nouvelle entrée de test. Vous devriez maintenant voir tous les fichiers téléchargés soigneusement organisés dans un dossier personnalisé sous le dossier parent. Le nom du dossier personnalisé est l'identifiant de réponse unique que Google Forms attribue automatiquement à chaque soumission de formulaire.

PS: vous pouvez combiner les téléchargements de fichiers dans Google Forms avec Studio de document pour générer des PDF personnalisés (certificats, cartes d'identité des employés, etc.) à partir des images téléchargées