10 questions pour guider les conseils tout au long de la pandémie

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Personnel HBR / Adha Ghazali / EyeEm / Getty Images

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Certains disent que les conseils d'administration n'ont de valeur que lorsque les entreprises sont en crise. Si tel est le cas, la pandémie mondiale de 2020 présente un moment pour les conseils d'administration de se mobiliser comme aucun autre.

Les équipes de direction et leurs conseils d'administration jonglent actuellement avec un large éventail de préoccupations, de la santé de leur main-d'œuvre à la volatilité des marchés boursiers en passant par la fermeture des marchés de la dette. En outre, de nombreux économistes et décideurs politiques ont réduit leurs prévisions de PIB et annoncent désormais une profonde récession mondiale. Alors, que devraient faire les conseils d'administration dans un moment de crise comme celui-ci?

Sur la base de mes dix ans d’expérience au sein de conseils d’administration de grandes entreprises internationales complexes, j’ai posé 10 questions pour guider les conseils en ce moment. Près de la moitié d’entre eux concernent les opérations – essentiellement, le maintien des lumières de l’entreprise – et l’autre moitié concerne la situation financière de l’entreprise.

Que pouvez-vous faire pour assurer la santé et la sécurité de votre personnel?

Quel que soit le type d’activité de votre entreprise, la question la plus urgente à l’ordre du jour du conseil devrait être la santé et la sécurité de la main-d’œuvre au milieu de la crise du Covid-19. Tout d'abord, assurez-vous que les employés ont accès à des informations fiables sur le virus via des sources officielles fiables. Ensuite, grâce à des mesures et des analyses détaillées, la plupart des conseils d'administration surveillent régulièrement les considérations de sécurité de l'entreprise, y compris les blessures ou les décès des travailleurs. Ces informations devraient donner aux membres du conseil une visibilité sur l’impact de la pandémie sur la santé et la sécurité des employés à temps plein et sous-traités en temps réel. Si l'entreprise offre une assurance maladie, les conseils peuvent examiner si des modifications ou des ajustements doivent être apportés afin que les employés puissent prendre soin d'eux-mêmes et de leur famille.

Quel est votre plan de succession de PDG?

La relève du PDG est un élément central du mandat du conseil. Cette planification aurait déjà dû déterminer qui interviendrait en tant que PDG par intérim en cas d'urgence. À la lumière d'une crise sanitaire mondiale, la succession du PDG devrait être encore plus ciblée en raison du risque réel non seulement que le PDG, mais aussi le remplaçant désigné et d'autres membres supérieurs de l'équipe de direction tombent malades et ne soient pas disponibles pour remplir leurs fonctions. pendant plusieurs semaines. Les conseils d'administration pourraient envisager de nommer d'autres PDG par intérim, dans l'éventualité où ce scénario se produirait.

Quelle est la capacité de l’entreprise à couvrir ses dépenses à court terme?

Chaque entreprise, même celles dont les biens et services sont en forte demande, comme les producteurs et les détaillants alimentaires, doit examiner sa position de liquidité; c'est-à-dire sa capacité à couvrir les charges et obligations d'exploitation à court terme, comme la masse salariale et le service de la dette à court terme. C'est une réelle préoccupation, en particulier à un moment où environ 16% des entreprises américaines seraient Entreprises «zombies» – c'est-à-dire ne pas avoir les flux de trésorerie pour couvrir même les frais d'intérêt sur les dettes qu'ils doivent. Même dans les entreprises les mieux gérées, les budgets des entreprises peuvent soudainement exploser et les plans financiers récemment approuvés doivent être redessinés.

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Pendant les périodes d'incertitude, l'accès aux capitaux, et en particulier aux marchés de la dette, devient de plus en plus central dans l'agenda du conseil. Pour les entreprises plus exposées, avec des bilans faibles et un effet de levier considérable, les conseils d'administration et la direction sont confrontés à la nécessité de réduire le personnel ou les projets pour que l'entreprise reste à flot, sans couper si profondément dans le muscle de l'entreprise qu'un futur redressement est gravement entravé .

Pour les entreprises confrontées à une crise de liquidité, l'objectif est d'accéder au capital de manière rentable, ce qui peut inclure des options telles que le crédit renouvelable, les prêts nouvellement négociés ou l'accès aux marchés de la dette cotés en bourse. Ces entreprises doivent également faire face à une hausse du coût d'emprunt, à la menace de révision à la baisse des notes de crédit et au risque de ne tout simplement pas pouvoir s'endetter, les marchés financiers étant limités.

Pour les entreprises dont les bilans sont plus solides, la direction et le conseil d'administration doivent envisager de profiter ou non de l'environnement d'intérêt historiquement bas en empruntant à bas prix, en exploitant des lignes de crédit ou en tirant parti du bilan pour des échéances plus longues.

Quels compromis devons-nous faire concernant les dépenses salariales?

Une question tout à fait plus difficile concerne les dépenses de fonctionnement: ici, les conseils peuvent avoir à peser une série de compromis difficiles. Faudra-t-il licencier ou licencier du personnel alors que la demande des clients et le chiffre d’affaires de l’entreprise chutent précipitamment? Comment ces décisions affectent-elles vos employés ainsi que les plans de croissance à long terme de l’entreprise? Y a-t-il d'autres stratégies à envisager avant de passer aux licenciements? Des entreprises à travers les États-Unis font déjà ces appels difficiles, comme en témoignent les demandes de chômage aux États-Unis ayant atteint un record de 17 millions le 9 avril.

Avons-nous besoin d'ajuster nos chaînes d'approvisionnement?

Les chaînes d'approvisionnement mondiales ont été considérablement perturbées par des réponses politiques agressives à Covid-19 sous la forme de frontières fermées et d'interdictions de voyager. Alors que le véritable impact des perturbations de la chaîne d'approvisionnement ne deviendra clair que lorsque les entreprises déclareront leurs bénéfices au fil du temps, le fait que les équipements critiques et les articles de commodité soient importés de Chine et d'Europe – d'où le commerce est restreint – suggère que nous pourrions voir des pénuries. Selon une enquête menée entre le 22 février et le 5 mars par le Institut de gestion des approvisionnements (ISM), près de 75% des entreprises américaines ont subi des perturbations de la chaîne d'approvisionnement à cause de Covid-19.

Les interruptions de la chaîne d'approvisionnement obligeront les entreprises à comparer les avantages en termes de coût et d'efficacité offerts par les chaînes d'approvisionnement mondialisées à des chaînes d'approvisionnement nationales plus robustes – mais probablement plus coûteuses. Le conseil doit également évaluer le risque que la chaîne d'approvisionnement nationale (souvent soutenue par un éventail de petites entreprises) soit elle-même entravée par le fait que des travailleurs tombent malades ou doivent s'isoler.

Sommes-nous prêts à travailler à distance pendant une période prolongée?

Les ordres du gouvernement demandant aux gens de «s'abriter sur place et de travailler à domicile» ont considérablement accéléré la discussion au niveau du conseil d'administration sur les travailleurs à distance et ont généré une multitude de questions urgentes, notamment: Quelles sont nos politiques pour gérer une équipe à distance? Comment penser la productivité de la main-d'œuvre? Comment pouvons-nous au mieux atténuer les cyber-risques et les violations de la confidentialité des données? Comment allons-nous accommoder les gens qui concilient les responsabilités de garde d'enfants ou de soins aux aînés pendant qu'ils travaillent? Et bien sûr, comment pouvons-nous surveiller les problèmes de santé, y compris le bien-être mental de tous les employés?

Comment entretenons-nous notre culture d'entreprise?

Les conseils d'administration doivent être conscients de la nécessité de défendre la culture d'entreprise et de la maintenir forte face à une incertitude accrue. Malgré les circonstances inhabituelles dans lesquelles les entreprises se trouvent aujourd'hui, une culture forte, soutenue par un leadership solide et empathique, fait partie de ce qui est nécessaire pour garantir que l'entreprise reste sur des bases solides. En gérant activement les comportements qui font partie de la culture de votre entreprise, les employés seront plus engagés et auront l'impression de faire partie d'une équipe contribuant à un effort collectif pour aider à résoudre une crise mondiale.

Comment interagissons-nous avec les marchés financiers?

Sur le plan financier, certains conseils d'administration ont déjà approuvé des réductions des dividendes, des rachats d'actions et des dépenses en capital, et sans aucun doute d'autres entreprises suivront. En conséquence, les analystes et investisseurs de Wall Street ont ajusté à la baisse de nombreuses prévisions de bénéfices des entreprises, prévoyant ainsi la faiblesse des performances des entreprises en termes de chiffre d'affaires et de potentiel de croissance. Les conseils d'administration sont conscients que le fait de clarifier le marché – et les parties prenantes plus larges – sur les prochaines étapes d'une entreprise place leur entreprise à un avantage distinct par rapport aux entreprises qui tardent à formuler une réponse

Quelle est la force de notre modèle commercial sous-jacent?

Au-delà de la question de la liquidité à court terme, il y a une question plus fondamentale de solvabilité d’une entreprise. Les membres du conseil doivent évaluer les perspectives à long terme du modèle d’affaires sous-jacent d’une entreprise et la capacité d’une entreprise à payer ses dettes et à disposer de liquidités pour couvrir ses besoins futurs. Dans l'environnement actuel, par exemple, de nombreuses compagnies aériennes et compagnies de croisières sont confrontées à la fois à un resserrement des liquidités à court terme et à une menace à long terme pour leur modèle commercial, le marché doutant d'un rebond rapide de la demande de services de voyage.

Les perturbations du marché des capitaux financiers et l'effondrement des valeurs boursières du type dont nous avons tous été témoins au cours du mois dernier signifient que les conseils doivent également être à l'écoute des opportunités de rachat – comme base de consolidation, de gain de part de marché ou de pilotage de la stratégie de l'entreprise long terme. Mais les fluctuations boursières devraient également servir de rappel aux conseils d'administration et aux entreprises de rester vigilants face au risque d'incursion d'investisseurs activistes (qui peuvent chercher à faire un retour rapide) et au risque plus large que la société qu'ils supervisent puisse être achetée elle-même. .

Agissons-nous comme une organisation socialement responsable?

L'allocation de ressources est un autre domaine dans lequel les conseils d'administration peuvent agir et soutenir la gestion. Le bilan humain de Covid-19 et les conditions «de guerre» qu'il a créées ont contraint les entreprises à redéployer des facteurs de production et des actifs précieux de l'entreprise, souvent à prix coûtant ou même gratuitement. Par exemple, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Allemagne, certains hôtels ont été reconvertis en hôpitaux de fortune. Walmart a reconstitué les parkings de certains de ses magasins pour servir d'installations d'essai. Google a chargé 1700 ingénieurs de développer un site Web pour tester le coronavirus. Dans d'autres cas, les sociétés ont commencé à fabriquer équipement de protection individuelle (EPI) et masques les gouvernements commencent à affirmer une règle spéciales qui permettent l'utilisation d'actifs privés pour accroître la capacité de fabrication. Ces redéploiements d'actifs restent probablement du ressort de l'audit du conseil d'administration.

Au milieu de toutes ces pressions, les conseils d'administration, avec la haute direction, doivent traverser le délicat équilibre consistant à penser à la fois à long terme et à court terme, et les membres du conseil ne doivent pas perdre de vue leurs responsabilités de surveillance stratégique à long terme. Après tout, les crises peuvent offrir de rares opportunités d'innovation pour non seulement défendre le cœur de métier, mais également explorer les investissements dans les adjacences et les moonshots.

Surtout, les conseils d'administration devraient aider à se forger une opinion réaliste sur la question de savoir si une baisse du cours de l'action de la société – et même de l'économie dans son ensemble – est un échec temporaire ou reflète une tendance plus permanente ou un changement de secteur. Cela aidera à déterminer une action immédiate ainsi qu'une vision de ce qu'il faut faire lorsque les ordres de fermeture sont annulés et qu'il est temps pour une entreprise de redémarrer dans des circonstances plus normales.

Selon la plupart des indications, les prochains trimestres, sinon les années, seront difficiles pour les conseils d'administration, les hauts dirigeants et les entreprises qu'ils dirigent. Les conseils d'administration ont un rôle particulier à jouer. Ils aideront à refondre le rôle des entreprises dans la future économie mondiale après Covid-19. Pour l'instant, ces questions peuvent servir de guide aux conseils d'administration et aux dirigeants d'entreprise alors qu'ils naviguent dans les circonstances actuelles.

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